Prima di gestire tempo e agenda, parti da te

Nell’ultimo articolo del blog ti ho parlato di un collage che ho realizzato durante il lockdown e di come creare dei collage di liste. Ti ho salutato con un esercizio per aiutarti a immaginare nuovi scenari. Com’è andata?

Un’altro tema ricorrente nelle richieste di consulenza è stato quello di offrire supporto nella programmazione e gestione del tempo oltre il lockdown.

• ha senso pianificare in questa situazione di incertezza?
• la “vita di prima” tornerà a travolgermi?
• come posso mantenere le buoni abitudini acquisite stando a casa?

Cercando di rispondere a queste e ad altre domande, sono partita da me, con una prospettiva che lascia la pianificazione vera e propria come ultimo step. Nei miei percorsi, vedo spesso che il lavoro più faticoso per i coachee è quello fatto a monte che risulta poi premiante quando si comincia a pianificare e a gestire l’agenda day by day.

Ti propongo di creare una matrice che potrai personalizzare e utilizzare come strumento di sintesi. Se poi vorrai approfondire i singoli temi proposti, potrai sempre scrivermi qui.

Ho avuto l’opportunità di condividere le mie riflessioni in un workshop tenuto per Rete al Femminile Varese. Visti i feed-back positivi, ecco le idee, nero su bianco.

Tre premesse

L’equilibrio di ciascuno di noi viene raggiunto con tempi e modi differenti e – mai come oggi – è necessario tenerne conto.

• la pandemia riguarda tutti. Sii grata/o se non hai avuto lutti in famiglia, tra amici o conoscenti. In ogni caso la tua quotidianità è stata modificata da un evento che non dipende da te. Chi più, chi meno, siamo tutti “rimasti indietro” in qualcosa
• dal punto di vista lavorativo c’è chi non si è mai fermato (anche grazie allo smart working), chi è riuscito a svolgere parte delle sue attività e chi invece ha subito uno stop forzato per molte settimane
• dal punto di vista personale alcune famiglie hanno sperimentato la convivenza h24, con un’incursione di lavoro e scuola nella propria intimità domestica. Qualcuno ha vissuto questi mesi da solo o con persone definite “a rischio”. Per tutti il work-life balance è diventato un tema di grande attualità

Detto questo, vorrei offrire una prospettiva diversa che non sia il come riempire caselle di un calendario o pagine di un’agenda in modo efficace.

Il tempo non esiste

Se ti sembra un’affermazione bizzarra, ricorda che oltre al tempo “ufficiale” scandito dai secondi che passano inesorabili, esiste una tua personale percezione di come trascorrono le ore e i giorni. Questo ti porta da una visione passiva a una attiva, dove hai la possibilità di fare qualcosa per migliorare il modo in cui affronti gli eventi.

• parti da una logica di abbondanza (elimina la frase “non ho tempo”)
• dai una tua definizione di tempo
• analizza i tuoi comportamenti
• impara a distinguere quantità da qualità
• attribuisci valore alle attività che svolgi durante la giornata
• comunica in modo efficace agli altri la tua modalità di gestione del tempo

Hai paura che dopo giornate talvolta interminabili, alla ripresa saranno molte di più quelle che ti sfuggiranno di mano nel rincorrere le urgenze?

Immagina di essere un drone e di guardare dall’alto la tua vita. Forse questo è il momento giusto per fermarsi e fare qualche riflessione.

Costruiamo una matrice

Nelle colonne della matrice che andiamo a creare, ti suggerisco di inserire le tre principali macro aree della tua vita, che ho semplificato in :

• lavoro 
• relazioni e affetti 
• tempo per sé

Nelle righe della matrice ti chiedo di riportare tre voci che possono essere viste come dei filtri in base ai quali valutare le macro aree:

• valori, bisogni e confini
• priorità
• fare spazio

Il risultato è quello di avere un quadro di sintesi, a cui puoi arrivare aiutandoti con la scrittura di liste o la creazione di mappe, scrivendo post-it o utilizzando le applicazioni digitali con cui sei più familiare.

Grazie a questo lavoro di base, la gestione del tempo e la pianificazione dell’agenda può davvero risultare meno faticosa. Quando hai chiari i tuoi valori e bisogni, sei in grado di stabilire con più facilità le priorità nel tuo work-life balance, sai rispettare i tuoi confini e comunicarli in modo efficace (gentile ma con fermezza). Riesci a capire che è necessario lasciare anche degli spazi vuoti nelle tue giornate per far fronte agli eventuali imprevisti, per assaporare dei momenti di silenzio o per dedicarti alle tue passioni.

Ho preparato un modello di matrice, pronto da stampare e compilare. Se può esserti utile, basta scrivermi e te lo invio con piacere.

Una lista per pianificare

Sia che tu abbia un’agenda cartacea o digitale, una volta completata la matrice, puoi provare ad utilizzarla come navigatore nel costruire la mappa delle tue giornate.

Io ho una lista-promemoria per la pianificazione che aggiorno regolarmente (si sa, le liste sono una delle mie passioni). Con me funziona, magari può servire anche a te.

• parti dal macro per andare al micro: comincia da uno sguardo d’insieme a tutto il mese e poi entra nel dettaglio delle settimane e dei giorni
• annota le attività ricorrenti
• identifica le attività simili e codificale, magari utilizzando colori diversi
• metti in evidenza le scadenze importanti (non farle diventare urgenti!)
• trova il modo di monitorare le possibili criticità 
• aggiorna la pianificazione settimanale e giornaliera (bastano pochi minuti)
• la sera, rivedi velocemente l’agenda del giorno dopo
• segnala le priorità della settimana
• osserva i tuoi ritmi e ascolta il tuo corpo, per sapere quando rendi di più
• chiedi aiuto e delega qualche attività dove ciò è possibile
• lascia sempre dello spazio vuoto!

Ti invito a provare a costruire la tua matrice e a farmi sapere se ti è utile.

Potrei anche programmare una diretta social per approfondire insieme il tema, come ho fatto per il collage di liste. Ti piace l’idea?

Attendo tue notizie, per ora buon week end!

“Il tempo è un pozzo nero. E la magia che abbiamo in mano noi musicisti è quella di stare nel tempo, di dilatare il tempo, di rubare il tempo. E la musica, tra le tante cose belle che offre, ha la caratteristica di essere non un prodotto commerciale, ma tempo condiviso. E quindi in questo senso il tempo come noi lo intendiamo non esiste più” – [Ezio Bosso]

Se pensi che questo post possa essere utile a qualcuno che conosci, condividilo. Grazie!

[Foto di Giovanna Angiolini – Maggio 2020]