Work-life balance: in bilico tra tempo, energia e produttività

Com’è andata con le sette cose utili per la gestione del work-life balance, proposte nello scorso articolo del blog? Se non l’hai letto (o ti serve un ripasso) hai modo di trovarlo qui.

Io comincio spiegando perché nella foto – vagamente retrò – vedo un’altra rappresentazione del work-life balance. Il tempo è tiranno e le scadenze lavorative, amministrative e burocratiche rischiano di mettere a repentaglio le nostre relazioni (non necessariamente solo quelle di coppia) e il tempo dedicato a noi stessi. Si tratta di una situazione potenzialmente ideale che è in effetti precaria e soggetta a numerose variabili.

Work-life balance: di cosa parliamo

Io parto dalle priorità, dai pesi e dall’investimento di energie che ciascun individuo assegna ai diversi ambiti della propria vita. In particolare mi riferisco al rapporto tra sfera lavorativa e sfera privata.

Nel precedente articolo ho parlato anche di un possibile cambio di paradigma da work-life balance (= bilanciamento tra due sfere opposte) a work-life integration (= integrazione di due aree che fanno parte della vita di tutti noi).

Nel cercare di rispondere – o anche solo di far riflettere – su quanto questo cambio di paradigma sia applicabile alla realtà italiana, ho pensato di riassumere le mie considerazioni in tre articoli, di cui questo è il secondo ed é focalizzato sul tema della produttività. Il terzo parlerà di scenari futuri e nuovi equilibri tra datori di lavoro e dipendenti.

Qualche numero sullo smart working

A Gennaio 2021, Banca d’Italia ha pubblicato tre paper da cui emergono alcuni dati su cui riflettere:

• le imprese che hanno utilizzano lo smart working sono passate dal 28,7% del 2019 all’82,3% nel 2020
• gli effetti dello smart working sui lavoratori e sulle imprese del settore privato – si legge – sarebbero positivi, in quanto sono stati preservati livelli salariali e di occupazione
• l‘impatto negativo su produzione, fatturato e occupazione è avvenuto in modo eterogeneo, in base al tipo di attività svolta, caratteristiche e dimensioni delle imprese, dotazioni tecnologiche e infrastrutturali, capitale fisico e umano

Una fotografia chiara che però nulla dice su quale sia lo stato emotivo di chi da mesi lavora da casa e tantomeno offre indicazioni sul tema del work-life balance. Sono sincera, il terzo punto (l’impatto negativo “eterogeneo”) mi porta alla mente un altro dato da “pugno nello stomaco”: a dicembre 2020 si sono registrati 101 mila lavoratori in meno rispetto allo steso mese del 2020, di cui 99 mila sono donne [fonte Istat]. Un tema delicato su cui ritornare. La consapevolezza è sempre il primo passo. Ne serviranno necessariamente degli altri.

Work-life balance: ho scritto un’altra lista

Visto il feed-back positivo allo scorso post e ai workshop su liste e work-life balance, ho pensato di proporre un secondo vademecum da appendere in bella vista dove ti è più utile.

Lo trovi qui sotto con qualche breve spiegazione. Come sempre, prendi ciò che ti serve e lascia il resto. Cerca di rendere questi spunti sempre più vicini alla tua situazione quotidiana (che ovviamente io non posso conoscere nel dettaglio).

1. Conosci come funzioni?

Sai qual è il tuo cronotipo? Sei più allodola o gufo? Lo sanno bene gli ipotiroidei come me, quelli che la mattina sono un po’ rallentati e la notte non andrebbero mai a dormire. Ciò non mi ha impedito di prendere per anni aerei all’alba per lavoro, essere puntuale a riunioni di prima mattina o di svegliarmi molto presto per fare sci-alpinismo. La conoscenza dei propri livelli di energia è molto utile per programmare lo svolgimento di attività che richiedono particolare concentrazione. Fai una stima di massima del tempo che impiegherai per portare a termine un determinato progetto, la scrittura di una relazione, un’offerta o la risposta alle email. Cerca – per quanto possibile – di tenere conto di questo elemento anche quando lavori in team e vengono fissati incontri e scadenze comuni.

Benefici: evita eccessivo affaticamento, migliora la produttività, attenua il senso di frustrazione che accompagna il dilatarsi di alcuni compiti da svolgere, aiuta a stabilire priorità realistiche, aumenta la soddisfazione nel rispettare le scadenze.

2. Lavori S.M.A.R.T.?

Concedimi il gioco di parole, facendo riferimento alla filosofia di gestione aziendale MBO (Management by Objectives) e al metodo di definizione degli obiettivi sviluppato da Peter Drucker nel 1954. Come sono i tuoi obiettivi, personali e professionali? Obiettivi validi permettono di gestire in modo più efficiente l’equilibrio tra vita privata e professionale (e viceversa). Un breve ripasso sui criteri di validità, ben riassunti dall’acronimo anglosassone:

• S = Specific (Specifico)
• M = Measurable (Misurabile)
• A = Achievable (Raggiungibile)
• R = Realistic (Realistico)
• T = Time-Based (Legato al Tempo)

Esiste un’ampia letteratura sul tema, pertanto non voglio aggiungere altro ma farti solo un reminder sulla valutazione dei tuoi obiettivi secondo questi parametri.

Benefici: ci si focalizza su ciò che realmente è importante. E’ un valido aiuto per ridefinire i propri bisogni, confini e disponibilità (sia in termini di carico di lavoro che emotivo). Se comunichi in modo chiaro ed efficace i tuoi obiettivi, migliori le relazioni con colleghi, superiori, clienti o fornitori.

3. Dal macro al micro

Che tu abbia come fedele alleato nella organizzazione lavorativa e familiare Google Calendar, Trello (tanto per fare qualche esempio), un file excel, l’agenda o il sempre utile foglio A3 appeso all’interno della porta di ingresso (non dirmi che non ne hai mai visti!?) risulterà efficace creare delle macro categorie di attività da cui partire e andare via via nel dettaglio utilizzando delle sottocategorie. Cerca di identificare temi ricorrenti, punti di contatto tra le varie liste, risorse a disposizione e mancanti. Talvolta non siamo nella condizione di individuarle a priori, ci sentiamo sopraffatti dalle numerose attività da svolgere. Finiamo per stilare una lunghissima “to-do list” che nella maggior parte dei casi aumenta ancora di più la nostra frustrazione.

Benefici: rende più facile pianificare azioni concrete e passare “dal dire al fare”, assegnare priorità, individuare attività simili/ricorrenti (e con possibili soluzioni affini) e altre una tantum, distinguere tra importante e urgente, lasciare spazio per gli imprevisti.

4. Pensa e ripensa, poi agisci!

Hai ben chiari i tuoi livelli dei energia, definito obiettivi S.M.A.R.T., pianificato i tuoi impegni lavorativi e personali, eppure il tempo sembra ancora sfuggirti di mano? Mi vengono in mente tre frasi che ho imparato a ripetermi:

• “nel dubbio togli” permette di ricordare la famosa regola di Pareto 80/20: l’80% dei tuoi risultati dipende dal 20% delle tue azioni. Prova a focalizzarti sulle attività che hanno maggiore valore (non solo in termini economici, ma anche di benessere personale e familiare) e lascia andare quello che – al momento – è in eccesso. Lo tornerai a riprendere in seguito, fissandoti già da subito delle scadenze realistiche
• “se va fatto, va fatto” serve a non rimandare alcune azioni che hanno priorità assoluta e scadenze irrinunciabili. Agisci appena puoi, al fine di evitare di accumulare ansia e stress
• “impara a chiedere” (quanto è difficile!): confronto, supporto, aiuto a chi potrebbe svolgere alcune attività al posto tuo. Il processo di delega è delicato, ma di certo può aiutarci a ottimizzare il tempo a nostra disposizione

Benefici:  talvolta si hanno troppi progetti aperti, paura di scegliere con l’idea di perdere delle opportunità. E’ giusto riflettere, valutare i pro e contro, ma è bene compiere anche dei piccoli passi avanti, uscendo dal circolo vizioso dell’immobilità e allargando i confini della nostra comfort zone.

5. Ricompensati

Senza volermi addentrare in un tema caro alle neuroscienze, vale a dire al sistema di ricompensa, mi riferisco più semplicemente a delle piccole/grandi gratificazioni che puoi concederti dopo aver portato a termine una determinata attività. Non penso che la pandemia ci abbia reso migliori, soprattutto nella percezione del benessere individuale che non può essere slegato da quello collettivo (“sto bene” io non equivale a “stanno bene tutti”). Credo però che i dettagli, i particolari, i gesti di gentilezza abbiano assunto un significato più profondo. Per questo ti invito a metterli in atto, a partire da te.

Benefici: premiandoci rinforziamo una determinata esperienza verso la sua ripetizione. Ogni qual volta proviamo gratificazione, sia di tipo fisico che di tipo psicologico, mettiamo in circolo dopamina che influisce positivamente sul nostro umore.

Mi auguro che anche questo articolo ti abbia portato a riflettere su alcuni aspetti migliorabili della tua gestione del work-life balance. Se vuoi approfondire qualche argomento, sarò felice di ascoltarti.

Buone liste!